クラウド時代における名刺の管理

名刺を管理するときにクラウドを利用するという発想を持ってみると役に立つでしょう。クラウド時代になったお陰でサービスが充実するようになっているため、個人でも企業でも有用な活用方法を見出すことができます。

クラウドによる名刺情報の入力

名刺の情報をパソコンやスマートフォンで管理できるようにしたいと考えると記載されている情報を入力しなければなりません。その手段として優れているのがクラウドサービスです。データとして入力したい名刺をスキャナーやスマートフォンのカメラなどで画像データとして取り込み、それをクラウドに上げるだけで名前や肩書、住所や電話番号、メールアドレスなどといった形で情報を抽出して文字データとして返してもらうことができます。データを文字に切り替える方法には自動で行われるものと、人の手によって行われるものとがあり、迅速さでは自動のものが優れているでしょう。しかし、人の手で入力してくれることで信頼性が高いというメリットもあるので一長一短です。

クラウドだから共有可能

名刺で手に入れた情報を企業で利用しようと考えたらやはり優れているのがクラウドです。社員が全員クラウドサービスにアクセスできるようにしておけば、各社員がスキャンしてデータにした名刺の情報は共有することができます。同じデータベース上に全ての社員が入れたデータを集約することもできますが、部署ごとに分けることで分類しやすくする方法も選べるでしょう。アクセス権の制限をかけることもできるため、限られた人の間でだけ共有することも可能です。場合によっては取引相手として全体に後悔したくないこともあるでしょう。そのようなときにでも名刺情報をとりあえずはデータベース上で管理して必要な人の間でだけ使用することも可能なのです。

バックアップが自動的

名刺から手に入れた情報は貴重なものであり、万全な体制で管理されなければならないでしょう。個人のパソコンなどで管理していると、ハードディスクがクラッシュしたら失われてしまうことになります。しかし、クラウド上に上げておくことによってサーバー上に必ずバックアップが取られているので心配はありません。クラウドサービスによっては複数のサーバーにバックアップを自動的に取ってくれているものもあります。貴重な名刺情報の管理にはクラウドが優れていると言える点でしょう。セキュリティー対策もよく行われているため、個人情報の流出などもあまり心配はなくなってきました。名刺管理を行う上で有用なツールとしてクラウドの利用を考えてみましょう。